Благодаря электронной почте мы ежедневно решаем массу рабочих задач. Однако нескончаемый поток входящих сообщений и переизбыток непроверенных писем не только отнимают время и портят настроение, но и снижают продуктивность. Как без лишнего стресса эффективно управлять своим электронным ящиком и больше внимания уделять важным вопросам?
1. Проверка по расписанию
Многие заходят в свою почту чаще, чем нужно, — это приводит к снижению внимания и стрессу. Проверяйте почту 2 раза в день — утром и вечером. В зависимости от специфики вашей работы, можно выделить другие промежутки времени, главное, чётко следовать расписанию.
2. Метод Inbox Zero, или Обнуляем почтовый ящик
Чтобы ваша почта не превратилась в неконтролируемый список дел, важно систематически её чистить. Метод Inbox Zero состоит в следующем: получаем входящее сообщение, быстро обрабатываем, а затем удаляем или сортируем. Таким образом, папка «Входящие» остаётся пустой.
3. Правило двух минут
Если ответ на сообщение займёт меньше двух минут, отвечайте сразу, не откладывайте. Иначе потом придётся потратить больше времени и энергии на повторное обращение к письму.
4. Не паникуем, а фильтруем
Рекомендуется настроить фильтры, которые будут автоматически обрабатывать входящие сообщения и распределять их по категориям. Можно фильтровать письма по ключевым словам. Например, чтобы сообщения от определённого адресата помечались как прочитанные и перемещались в конкретную папку.
Как вариант, создать 5 разделов в почтовом ящике:
- «Срочно» — здесь будут находиться самые важные письма, требующие вашего внимания.
- «Выполняется» — эта папка содержит сообщения, по которым вы ещё ждете информацию для того, чтобы взять задачу в работу.
- «Делегировать» — письма, которые можно кому-то переслать для обработки.
- «Прочитать позже» — эти сообщения не требуют ответа, поэтому к ним можно вернуться, как только позволит время.
- «Архив» — папка, где находятся все обработанные письма.
5. Шаблоны в помощь
Если вам часто приходят письма с одинаковыми просьбами или вопросами, попробуйте автоматизировать свои ответы. Сформулируйте идеальное сообщение-ответ и используйте его в качестве шаблона. Это сэкономит вам время для выполнения более важных задач.
6. Почта — это не список дел
Многие используют электронный ящик для напоминаний о том, что необходимо сделать: отправляют себе письма с задачами, что приводит к большой путанице. Приходится тратить уйму времени, чтобы повторно всё перечитывать. Для списков дел лучше использовать электронный календарь, бумажный ежедневник, текстовой документ, онлайн-органайзер или, как вариант, добавить письмо в «Задачи» — такая функция есть в сервисе Gmail.
7. Не актуально? В архив!
Сообщения, которые утратили актуальность, но когда-то могут вновь пригодиться, стоит отправить в архив. Это можно делать автоматически, настроив архивацию с определённой периодичностью. В итоге почтовый ящик не будет переполнен, а вам не придётся тратить время, пытаясь разыскать нужное письмо среди не очень нужных.
8. Настройте отправку писем по расписанию
Запомнить кому, что и когда вы обещали отправить, довольно трудно. Особенно в условиях высокой загруженности. Чтобы облегчить себе работу, можно запланировать отправку: указать в письме день и время, когда сообщение должно уйти получателю.
9. Используйте мобильные приложения
Иногда нужно срочно решить какую-то задачу и ответить на сообщение, поэтому доступ к электронному ящику должен быть всегда и везде — и дома, и в дороге. Позаботьтесь о том, чтобы на ваших мобильных устройствах было установлено приложение почты.
10. Запутались? Меняйте среду коммуникации!
Если речь идёт о каком-то сложном вопросе, на который трудно ответить сообщением в почте, лучше перенести общение в другую среду. Телефонный или видеозвонок, личная встреча позволят сократить время на прояснение ситуации.
