Не выполнить все намеченные на день дела — это нормально. Все мы с этим сталкивались. Вы начинаете день со списка дел. День заканчивается, а в вашем списке до сих пор остались невычеркнутые пункты. Не все удалось завершить. Ничего страшного! Наступает завтра. Вы переносите вчерашние задачи в сегодняшний список плюс добавляете еще несколько.
Завтра заканчивается. Вы не закончили. Ничего страшного, это нормально.
Ну да! Это действительно нормально. Но еще это замкнутый круг, который можно разорвать. Вам необходимо его разорвать, чтобы выкроить дополнительное время в своем ежедневном распорядке для «бонусных» дел третьего уровня, которыми вам хочется заниматься.
Есть три причины, по которым вам никогда не удается переделать все дела из списка: недостаток времени, недостаток коммуникации, недостаток интереса.
Иногда из-за какого-нибудь изменения в графике у вас не остается достаточно времени. Иногда из-за ошибки в коммуникации вы не получаете от другого человека что-то, что необходимо вам для завершения одного из дел в списке. А иногда из-за недостатка интереса к проекту вы теряете мотивацию и тянете с работой или откладываете ее.
Вот и все. Есть только три причины, по которым вы могли не завершить нечто, что хотели или должны были сделать к концу дня. Чтобы определить, какая из этих причин не дает вам решить текущую задачу, задайте себе следующие вопросы:
- Что идет не так, что не дает мне это сделать?
- Откуда я могу взять больше времени на решение этой задачи?
- К кому я могу обратиться за помощью в этом деле?
- Какой срок необходимо установить и озвучить, чтобы можно было двигаться вперед?
- Уверен(а) ли я, что действительно заинтересован(а) в том, чтобы это сделать?
И затем самый главный вопрос:
- Что изменится завтра или на следующей неделе, или в следующем месяце, что позволит мне все-таки решить эту задачу?
Эти вопросы полезны, потому что упрощают проблему «Я не могу это сделать». Вместо абстрактного ощущения тупика вы видите реально существующее препятствие и можете начать преодолевать его. Это хорошее упражнение, но важно, чтобы вы не оценивали ни результаты, ни свои ответы. Оцените лишь причину, по которой застопорились, а затем решите, можно ли исправить дело. Не сетуйте на недостаток времени и не ругайте себя за недостаток мотивации.
Если вы начнете связывать с этим процессом рефлексии негативные чувства, вам не захочется повторять такой опыт, и в дальнейшем вы будете вновь совершать все те же ошибки.
Ответить на эти вопросы нужно для того, чтобы исправить ситуацию и разорвать замкнутый круг «я сделаю это завтра». Если хотите, чтобы что-то изменилось, вы должны изменить ситуацию…
Определите свои приоритеты
Один из способов выяснить, что для вас по-настоящему значимо, заключается в том, чтобы сделать шаг назад и посмотреть вперед. Что вам обязательно нужно сделать в этом месяце? Запишите это. Что вы хотели бы сделать в этом месяце? Добавьте и это к списку. Может быть, в списке у вас окажется всего три пункта. Может быть, 12.
Не обдумывайте его слишком тщательно, просто набросайте то, что придет в голову.
Затем в начале каждой недели заглядывайте в свой главный список на месяц и выбирайте оттуда два или три дела, которые хотите выполнить на предстоящей неделе. Некоторые из них могут оказаться однозадачными действиями (к примеру, записаться на прием к дантисту), другие — более сложными и требующими больше времени и усилий (к примеру, упаковать вещи для переезда).
Главное в том, что, какими бы ни были эти задачи, в понедельник, когда начинается новая неделя, вы уже знаете, какие главные дела вам предстоят. Вы знаете, что вам нужно сделать телефонный звонок или необходимо выделить три дня на сборы. Это ваши приоритеты, и они высечены в граните, вне зависимости от того, что еще появится в вашей электронной почте на этой неделе или какая еще идея внезапно осенит вас, когда вы будете принимать душ.
Конечно, вы все равно можете радоваться новой идее, которая неожиданно придет к вам. Но эти дополнения не могут стать для вас главными на этой неделе. Вы уже знаете, что вам необходимо сделать, потому что заранее установили для себя приоритеты.
Сначала посмотрите на месяц вперед, затем рассмотрите недели в пределах этого месяца. Такой график может показаться слишком плотным (если так, попробуйте посмотреть на год или квартал, а затем расставить приоритеты по месяцам).
Или, возможно, вы решите, что недельных приоритетов слишком мало, чтобы держать вас в тонусе (если так, попробуйте в конце каждого дня намечать себе несколько приоритетов на следующий день).
Как и во всем, вам придется поэкспериментировать, чтобы понять, какой вариант больше подходит вам и согласуется с вашим графиком. Этот метод расстановки приоритетов поначалу может показаться неудобным, и в этом нет ничего странного.
Сложно бывает сосредоточиться на чем-то одном или регулярно менять текущий приоритет, если вы привыкли делать несколько дел одновременно или бросаться вперед без особого плана.
Тем не менее результат того стоит. Расстановка приоритетов — один из множества способов взять под контроль свои дни и время. Вы можете провести линию и следовать за ней, выполняя одну важную задачу за другой, — а остальные дела пусть сами выстраиваются вокруг главных.
Второй способ определения приоритетов заключается в том, чтобы выбрать несколько минут — прежде чем сесть за компьютер или заглянуть в телефон — для составления короткого списка того, что вам нужно сделать сегодня. Прежде чем вам на глаза попалось хоть одно отвлекающее сообщение, посмотрите, что у вас в очереди на выполнение? Не исключено, что несколько минут, потраченных на то, чтобы ответить на этот вопрос, помогут вам сосредоточиться на главном для вас в этот день, прежде чем запросы внешнего мира начнут требовать вашего внимания.
Единственное, от чего вам стоило бы предостеречься, — от расстановки приоритетов на слишком долгий срок. Как правило, список на неделю — этого достаточно. Если бы 1 января вы распланировали свои недельные приоритеты на следующие три месяца, то, скорее всего, быстро отстали бы от графика или вдруг — скажем, 5 марта — поняли бы, что запланированное вами потеряло смысл и значение. Ваши задачи на неделю должны быть выполнимыми и реалистичными, и чем ближе вы находитесь к тому временному отрезку, который планируете, тем лучше понимаете, что на самом деле нужно и что вы реально можете сделать.
